Світлі, наповнені квітами кімнати - саме це бачиш, коли переступаєш поріг "паспортного столу" Краснограда. А далі - привітні фахівчині, які проводять обслуговування відвідувачів. Під кінець дня вони вже втомлені від напливу людей, але так само готові консультувати мешканців.
Я вирішила, провести один день зі спеціалістами Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області. Побачити та відчути на собі, з якими труднощами може зіткнутися людина при отриманні паспорта громадянина Україна, документів для виїзду за кордон, документів для іноземців та які проблеми виникають у провідних спеціалістів.
Активний та насичений ранок
Ось як починається звичайний ранок у Красноградському відділі ГУ ДМС у Харківській області, де працюють 8 спеціалістів:
8:30 – Прибуття на роботу. Спеціалісти приходять в офіс ще до офіційного початку робочого дня. Вони прибувають приблизно о 8:30, щоб встигнути підготуватися до прийому відвідувачів. В цей час працівники приводять свої робочі місця до ладу, готують необхідні документи, перевіряють електронну пошту та відповідають на термінові запити.
8:45 – Підготовка до наради. За кілька хвилин до початку робочого дня спеціалісти збираються на коротку нараду. Вони обговорюють план роботи на день, обмінюються новинами та уточнюють пріоритетні завдання. Це допомагає всім зрозуміти, які питання потребують негайного вирішення та які проблеми можуть виникнути впродовж дня.
9:00 – Початок робочого дня. Рівно о 9:00 розпочинається робочий день. Відділ відкриває свої двері для відвідувачів. Зазвичай на початку дня вже є черга людей, які прийшли вирішити свої питання. Спеціалісти починають прийом громадян, надаючи консультації, приймаючи документи та відповідаючи на питання.
9:15 – Прийом громадян. Кожен спеціаліст займається своїми завданнями. Наприклад, Наталія Шепеля відправляє паспорти на друк та видає вже готові документи. Інші спеціалісти консультують громадян щодо необхідних документів для отримання паспорту або посвідки на проживання, реєстрації місця проживання, тощо.
Можу точно сказати що ранок у спеціалістів Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області починається активно та організовано. Всі працівники чітко розуміють свої завдання та роблять все можливе, щоб забезпечити громадянам якісне та своєчасне обслуговування. Їхня злагоджена робота є запорукою успішного функціонування відділу та задоволення потреб громадян.
Краса повинна бути скрізь і завжди
Коли в перше потрапила на прийом до Володимира Володимировича, керівника відділу, то була дуже здивована, бо у кабінеті було безліч кімнатних квітів різної форми, кольору та розмірів. Дуже не притаманно для начальника-чоловіка, але дуже приємно, що підтримується краса і бажання дарувати прекрасне кожному, хто і працює та хто приходить на прийом у вирішенні різних питань.
Володимир Долженко, начальник Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області
- Володимир Володимирович, розкажіть будь ласка про ваш відділ, кількість працівників та напрямки їх роботи, як проходить ваш та їх день? - питаю у пана Володимира.
- Мені доводиться працювати у жіночому колективі, тому і кількість кімнатних квітів повинна бути найбільшою, щоб жінки бачили та відчували, що вони прекрасні! Наш відділ нараховує разом зі мною 8 осіб: заступниця начальника Юлія Яковенко та 6 головних спеціалісток - Оксана Нечай, Вікторія Редько, Наталія Шепеля, Наталія Чуніхіна, Лілія Боровець та Хільмія Хасанова. Кожен робочий день починається о 9 годині з невеликої наради, під час якої намічуємо пріоритетні питання та план роботи на день.
Всі працівники відділу чітко розуміють обсяг своєї роботи, визначають основні напрямки та завдання, але буває й таке, що деякі питання вирішувати треба мені саме як начальнику. Найчастіше це стосується питань втрати паспорта, який видавався на непідконтрольній території Донецької, Луганської областей та Криму; обмін паспорта радянського зразка (так, навіть такі випадки ще трапляються); питання громадянства дітей які народилися за межами території України або від іноземців; видача посвідчень на тимчасове місце проживання; оформлення документів для ПМЖ в ту чи іншу країну. Кожен співробітник виконує певну роботу, яку він розуміє найбільш ефективно та відповідально - зазначив Володимир Володимирович.
Спілкування з будь яким начальником завжди несе більше офіційної інформації, а ось саме як відбувається процес взаємодії працівників і громадян можна вже більше дізнатися з заступника та провідних спеціалістів.
Відвідувачів багато, але потрібно допомогти кожному
Між відвідувачами є маленьке віконце, тому ловлю цей момент, щоб поспілкуватись про роботу з спеціалістками, які й обслуговують людей.
- Юлія Леонідівна, скажіть будь ласка, як вам працюється під керівництвом начальника-чоловіка, які труднощі виникають у спілкуванні з відвідувачами? - цікавлюся у заступниці начальника пані Юлії.
- Ви знаєте, ми не приділяємо великої уваги тому, що начальник нашого відділу – чоловік. Головне, що кожен спеціаліст знаходиться на своєму робочому місті, може надати повну та вичерпну відповідь на питання відвідувача. Так у дуже рідких випадках виникають не зрозумілі ситуації, але дівчата завжди приходять на допомогу одна одній, та можуть все владнати. А якщо колектив все правильно і чітко виконує – значить керівник знаходиться на своєму місті, не дивлячись якої він статті.
З деякими дівчатами я працюю вже тривалий час у різних відділах, а значить вже можемо розуміти одна одну з на півслова, або навіть з одного погляду.
Юлія Яковенко та Вікторія Редько
- Яка кількість відвідувачив проходить через вас?
- Дуже важко відразу підрахувати кількість відвідувачів за день, тому що кожен день відрізняється один від одного та да того ж ми працюємо як у відділу так і з ЦНАПами Наталинської та Старовірівської селищної ради і тому приблизно 60 чоловіків ми обслуговуємо протягом дня, - каже Юлія Леонідівна.
- Які іноді виникають проблемні ситуації?
- Кожен день може принести цікаві історії та різні проблемні ситуіації. Зараз дуже багато працюємо з документами дітей, що знаходяться у будинках сімейного типу. Постійно спілкуємося у телефонному режимі, вирішуємо різні спірні моменти. Бувають випадки, що спілкування продовжується вже не у робочий час і ми розуміємо – допомогти людині з документами, це наш обов’язок. Наприклад у будинку сімейного типу може бути 8-10 дітей і деякі мають різні прізвища, а дітям слід вирушати на відпочинок. Тому дуже складно і головне правильно все оформити, але дівчата допомагають одна одній і такі ситуації ни швидко можемо вирішати, - додала пані Юлія.
Робота з документами дітей, особливо тих, хто перебуває у будинках сімейного типу, вимагає не лише професійних знань, але й емпатії та розуміння. Спеціалісти, такі як Наталія Шепеля, демонструють виняткову відданість своїй справі, виконуючи всі необхідні процедури з максимальною точністю.
11:30 – Продовження роботи з документами. Після короткої перерви спеціалісти повертаються до своїх робочих місць. Офіс наповнюється відвідувачами, які приходять з різними питаннями: оформлення паспортів, реєстрація місця проживання, консультування щодо документування іноземців та інші послуги.
12:00 – Вирішення складних питань. На цей час часто випадає розв'язання складних питань, які потребують уваги начальника або заступниці начальника. Наприклад, Юлія Леонідівна, заступниця начальника, займається обробкою запитів інших державних структур, перевіркою інформації та консультуванням громадян.
13:00 – Обідня перерва. Важливий час для відпочинку та неформального спілкування. Спеціалістки намагаються зібратися всі разом за одним столом, щоб обговорити робочі моменти, поділитися цікавими історіями або просто поспілкуватися на улюблені теми. Це допомагає підтримувати добрі стосунки в колективі та знімати напругу.
- Як проходить ваша обідня перерва? - питаю у кожного співробітника відділу.
- Ви знаєте, ми намагаємося кожного дня в обідню перерву зібратися всі разом за одним столом та провести декілька хвилин однією родиною. Обговорити робочі моменти, поділитися цікавими історіями або просто поспілкуватися на улюблені теми. Бо з ранку такої можливості у нас немає, тому обідня перерва для нас цілий культ! - коментар від усіх співробітників.
Я помітила, що обідня перерва стає моментом відпочинку та неформального спілкування, що допомагає зміцнити командний дух та підвищити мотивацію. Після обіду робочий процес відновлюється з новими силами, спеціалістки продовжують обробляти запити, консультувати відвідувачів та вирішувати складні питання.
Наталія Шепеля
- Які питання найчастіше вирішуєте?
- Найчастіше до нас звертаються з питаннями: "Розкажіть, про необхідний пакет документів для оформлення паспорту для дитини!" або "Які документи необхідні для отримання ПМЖ". Намагаємося кожній людині приділити час, почути її проблему, допомогти. Навіть така послуга, як оплата по терміналу, не кожен може зрозуміти і виконати, тут ми намагаємося допомогти та пояснити.
Бувають випадки, що приходять військові для переоформлення паспорту чи оформлення закордонного документа, то їм намагаємося приділити найбільше уваги, можливо провести обслуговування поза чергою, дуже приємно, що люди розуміють та йдуть нам на зустріч, - розповідає Наталія Шепеля під час обіду.
Графік роботи Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області
13:45 – Відновлення роботи. Після обіду працівники повертаються до своїх обов’язків з новими силами. Відвідувачів зазвичай стає менше, що дозволяє приділити більше часу на розбір складних випадків та підготовку документів. Наприклад, Наталія Шепеля займається відправкою паспортів на друк та видачею готових документів, що потребує особливої уваги та точності.
14:00 – Робота з дитячими документами. Особливу увагу приділяють роботі з документами дітей, особливо тих, хто перебуває у будинках сімейного типу або має складні сімейні обставини. Часто це питання вирішуються у співпраці з іншими державними органами та установами, що потребує додаткового часу та зусиль.
- Які головні завдання вашого відділу? - питаю в Наталі.
- Найбільше я зараз займаюся відправкою паспортів на друк та видачею вже готових документів. Хоча я не можу сказати, що це саме головне і відповідальне, бо кожен етап у оформленні та видачі будь-якого документа є головним. Все починаючи з подання правильної заяви та підготовки певного пакету документів і закінчуючи отриманням, перевіркою вже готового паспорта чи посвідчення. Кожна з нас виконує певний перелік дій у чіткій послідовності, щоб уникнути помилки та не створити людині неприємні моменти. Ми розуміємо, що від нашої роботи може іноді залежити доля конкретної людини чи навіть дитини, - розповіла мені пані Наталія.
Наталія Чуніхіна
- З якими найчастіше питання доводиться працювати?
- Те що стосується роботи мого відділу, то можна виділити це – обробка запитів інших державних структур, що надходить до нас, перевірка інформації міграційної служби, консультування людей з різних питань. Бувають випадки, що якщо в одному відділі дуже багато роботи, ми можемо підключитися на допомогу, бо маємо компетентності у вирішенні будь якого питання і це дуже допомагає у роботі - розповіла пані Оксана.
- Який процес найбільш складний?
- Дуже важко виділити якийсь етап роботи у оформленні певного документа. Все розпочинається від консультації та вияснення місця народження, хто батьки, який їх статус, які є проблемні моменти та не порозуміння. Також технічні сторони у оформленні правильних даних та біометричних характеристик. І не забуваємо про додаткові проблемні моменти, що не залежать від нас, таких як відключення електроенергії або інтернету, що не дає можливість відправити або просто зберегти необхідні данні - розповіла пані Оксана Нечай.
15:30 – Обробка запитів і звернень. Протягом дня до відділу надходять запити та звернення від інших державних структур, які також потребують уваги. Спеціалісти перевіряють інформацію, готують відповіді та виконують необхідні дії для вирішення цих запитів. Це важлива частина роботи, яка часто залишається поза увагою відвідувачів, але є ключовою для функціонування відділу.
16:30 – Завершення прийому відвідувачів. Ближче до кінця робочого дня прийом відвідувачів зменшується. Спеціалісти завершують роботу з документами, які були прийняті протягом дня, підводять підсумки та готуються до завершення робочого дня. Це час для фінальних перевірок та узгоджень.
Лілія Боровець
- Чи бувають випадки, що на прийом немає відвідувачів?
- Навпаки, бувають дні, що іноді ніколи присісти на декілька хвилин, бо постійно приходять люди зі своїми проблемами чи питаннями. Що дивно, найчастіше відвідувачів буває у вівторок та п’ятницю, бо саме у ці дні приходять автобуси з навколишніх сіл і відповідно кількість людей більше - розповіла пані Лілія.
- Які цікаві історії найчастіше трапляються?
- Ви знаєте, іноді деякі ситуації не можна виносити на загал. Але іноді люди помилково приходять до нас у вирішенні питань, що не відносяться до нашої компетентності. Так, наприклад, на днях приходив чоловік з проханням оновити данні у ТЦК, ну трішки перепутав нас з іншим державним органом. Іноді приходять за отриманням довідки про місце реєстрації громадян, або склад родини, - пригадує Вікторія Редько.
Наприкінці дня команда підводить підсумки, обговорює результати та планує завдання на наступний день. Такий підхід дозволяє забезпечити високий рівень обслуговування та ефективну роботу відділу.
17:00 – Підготовка до наступного дня. Перед завершенням робочого дня спеціалісти проводять короткі наради, на яких обговорюють результати дня, виявляють проблемні моменти та планують завдання на наступний день. Це дозволяє краще організувати роботу та забезпечити ефективність відділу.
18:00 – Завершення робочого дня. Офіційний кінець робочого дня настає о 18:00. Спеціалісти приводять свої робочі місця до ладу, закривають офіс та йдуть додому, готуючись до нових викликів наступного дня.
Послуги які надаються державною міграційною службою України:
1. Набуття громадянства України:
- Набуття громадянства України за народженням
- Набуття громадянства України за територіальним походженням
- Прийняття до громадянства України
- Поновлення у громадянстві України
- Набуття дітьми громадянства України внаслідок усиновлення
- Набуття громадянства України внаслідок встановлення над дитиною опіки чи піклування, влаштування дитини в дитячий заклад чи заклад охорони здоров’я, у дитячий будинок сімейного типу чи прийомну сім’ю або передачі на виховання в сім’ю патронатного вихователя
- Набуття громадянства України особою, визнаною судом недієздатною, внаслідок встановлення над нею опіки громадянина України
- Набуття громадянства України дитиною у зв’язку з перебуванням у громадянстві України її батьків чи одного з них
- Набуття громадянства України внаслідок визнання батьківства чи материнства або встановлення факту батьківства чи материнства
- Оформлення та видача довідки про реєстрацію особи громадянином України
- Видача тимчасового посвідчення громадянина України
2. Паспорт громадянина України: - Видача паспорта громадянина України особам, які досягли 16-річного віку
- Вклеювання фотографій до паспорта громадянина України при досягненні 25- та 45-річного віку
- Обмін паспорта громадянина України у зв’язку зі зміною прізвища, ім’я, або по батькові
- Видача паспорта громадянина України замість утраченого
- Видача паспорта громадянина України замість викраденого
- Обмін паспорта громадянина України у зв’язку із встановленням розбіжностей у записах
- Обмін паспорта громадянина України у разі непридатності для користування
3. Документи для виїзду за кордон:
- Видача паспорта громадянина України для виїзду за кордон
- Видача проїзного документа дитини
- Внесення відомостей про дітей у паспорт громадянина України для виїзду за кордон
- Видача паспорта громадянина України для виїзду за кордон замість утраченого або викраденого
- Внесення відомостей про другий паспорт громадянина України для виїзду за кордон у паспорт громадянина України для виїзду за кордон
- Внесення відомостей до паспорта громадянина України для виїзду за кордон громадянам, які повернулись на постійне проживання в Україну
- Надання дозволу на виїзд на постійне місце проживання з України
4. Реєстрація / зняття місця проживання:
- Реєстрація місця проживання особи, яка досягла 14-ти років (громадянин України, іноземець чи особа без громадянства, які проживають на території України на законних підставах)
- Зняття з реєстрації місця проживання особи, яка досягла 14-ти років (громадянин України, іноземець чи особа без громадянства, які проживають на території України на законних підставах)
- Реєстрація місця проживання дитини до чотирнадцяти років
- Зняття з реєстрації місця проживання дитини до чотирнадцяти років
- Реєстрація місця перебування особи
- Зняття з реєстрації місця перебування особи
5. Документування іноземців:
- Продовження строку перебування на території України
- Видача посвідки на тимчасове проживання
- Отримання дозволу на імміграцію
- Оформлення посвідки на постійне проживання іноземцям та особам без громадянства, які іммігрували в Україну на постійне проживання
- Оформлення і видача запрошень іноземцям та особам без громадянства на отримання візових документів для в’їзду в Україну за заявами фізичних осіб
- Оформлення і видача запрошень іноземцям та особам без громадянства на отримання візових документів для в’їзду в Україну за клопотаннями юридичних осіб
- Видача посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон
6. Набуття статусу біженця або додаткового захисту
Провівши один день зі спеціалістками Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області, стає очевидним, наскільки важливою та відповідальною є їхня робота. З першого погляду на офіс, наповнений красивими кімнатними квітами, відчувається атмосфера турботи та естетики, яка надихає і працівників, і відвідувачів. Ці квіти не лише додають краси приміщенням, але й створюють позитивний настрій, який сприяє продуктивній праці.
Будь-який колектив має як позитивні так і негативні аспекти взаємодії. Лише від роботи всіх членів, розуміння та віддача кожного можна говорити про успішну діяльність організації. Спільна діяльність приносить позитивний і корисний результат для кожного!
Графік роботи Красноградського відділу ГУ ДМС у Харківській області:
- Понеділок: вихідний;
- Вівторок: 09:00-18:00, перерва: 13:00-13:45;
- Середа: 09:00-18:00, перерва: 13:00-13:45;
- Четвер: 09:00-18:00, перерва: 13:00-13:45;
- П’ятниця: 09:00-18:00, перерва: 13:00-13:45;
- Субота: 09:00-16:45, перерва: 13:00-13:45;
- Неділя: вихідний;.
Слідкуйте за нами в Facebook, Telegram, Instagram, YouTube та Viber!
Там ми розказуємо про все, чим живуть Красноград та Сахновщина!
